How do you want me to organize my paper work?

(Tiếng Việt dưới đây)

Organize paperwork

“How do you want me to organize my paper work? Is it okay to stuff everything into an envelope/box?”

It would definitely be a lot more helpful and organized for both us and you if you could:

  1. Remember to use your corporate debit card/credit card to pay for business expenses and then separate those receipts into an envelope labeled “expenses paid w/ corporate cards”
  2. Download your corporate bank/credit card in CSV format preferably, PDF is next preferable and paper is 3rd.
  3. For meals and entertainment – please note on the receipt the customer/vendor/employee that was taken out for dinner
  4. For travel – please note the nature of the trip and be prepared to provide CRA documentation to support this
  5. Corporate bank statement A should be ordered by date
  6. Corporate bank statement B should be ordered by date (if applicable)
  7. Credit card statement A should be ordered by date
  8. Credit card statement B should be ordered by date (if applicable)
  9. Utility bills sorted by vendor and then ordered by date
  10. All other receipts paid by cash or personal credit/debit cards in a separate envelope labeled “expenses paid by SH” (please keep this to a minimum as CRA frowns upon this)
  11. Do not staple things together because we need to undo all of the staples to scan them
  12. Do not roll or fold your receipts or paper work because we need to unroll/unfold each one to scan them


“Bạn muốn tôi sắp xếp các giấy tờ của tôi theo cách nào? “

Bạn có thể:

  1. Hãy nhớ sử dụng thẻ credit/debit của công ty để thanh toán chi phí kinh doanh và sau đó tách các biên lai đó vào một phong bì có nhãn “expenses paid w/ corporate cards” / “chi phí trả bằng thẻ công ty”
  2. Download statement từ online banking của thẻ credit/debit của công ty với định dạng CSV (tốt nhất), PDF (thứ hai)  và giấy (thứ 3) – Văn phòng có thể giúp bạn download.
  3. Đối với chi phí bữa ăn và giải trí – vui lòng lưu ý khách hàng / nhà cung cấp / nhân viên đã được đưa ra ăn tối
  4. Đối với chi phí du lịch – vui lòng lưu ý bản chất của chuyến đi và chuẩn bị để cung cấp tài liệu CRA để hỗ trợ việc này
  5. Bank statement cho ngân hàng A nên được sắp xếp theo ngày
  6. Bank statement cho ngân hàng B nên được sắp xếp theo ngày (nếu có) … vân vân
  7. Credit card statement A phải được sắp xếp theo ngày (nếu có)
  8. Credit card statement cho ngân hàng B nên được sắp xếp theo ngày (nếu có) … vân vân
  9. Utility bills được sắp xếp theo nhà cung cấp và sau đó sắp xếp theo ngày
  10. Tất cả các hóa đơn khác được thanh toán bằng tiền mặt hoặc thẻ debit/credit cá nhân trong một phong bì riêng biệt có nhãn “expenses paid by SH” “chi phí do SH thanh toán” (Vui lòng sử dụng thẻ công ty của bạn cho các chi phí doanh nghiệp để CRA không khiếu nại trong trường hợp kiểm toán – audit)
  11. Đừng sử dụng ghim (staples), cuộn hoặc gập lại hóa đơn hoặc giấy của bạn bởi vì chúng tôi cần phải mở ra mỗi cái để quét chúng (scan)


Share with someone that could use some advice in this post or save some taxes

For every person you refer we’ll give you a free month or a gift card equal to 1 month of service of your referral – whatever is bigger! Up to to $600!
Anyone you refer gets a free month of bookkeeping!
THUT data capture technology extracts data from bank, credit card and online statements and allows for automatic bank reconciliation.
THUT uses artificial intelligence to locate and extract line item and tax summary data from receipts and exports it into a csv file.
Cleansing algorithms allow it to extracts transactional data that is 100% accurate.
Send us your prior financials and we will prove to you how our value is unrivaled in Canada.