Man’s best friend: Dog Not Wolf (Employees vs contractors)

“If one holds his state based on mercenaries, he will be neither secure nor peaceful; for they are divided, disloyal, ambitious and without discipline… they have neither fear of God nor are loyal to fellow men.” – Niccolò Machiavelli

Substitute state with company and mercenaries with contractors as you see that there is a misalignment of goals when you use contractors.  As with all decisions in life when in doubt choose the path that is more difficult in the short-term vs the path of least resistance.

  • Hire employees in your main revenue generating activity that you know best. 
  • Hire contractors for supporting activities that require a specialized targeted skill set and economies of scale (robo-accounting, plumbing etc).

After analyzing the CRA’s definition of employee vs. contractor, it is clear that contractors are independent tools you use to do a specific task, but in order to run a scalable business, you will need employees as gears in your machine, not just free-standing tools.

Life is about discipline or regret. You need the discipline to hire employees, discipline to manage your workflow as you have to pay employees even if you don’t have work for them.  This means you may need to sacrifice your short-term income/cash flow if there is not enough work for you plus your employees.   You will need to make the required payroll source deductions every time you pay them and remit these deductions in addition to your company portion contributions to the CRA in a timely manner.

50% of your costs (money/time) should be incurred in taking your product from conception to your customer.  Simplify your business into a process (see our 3-step robo-accounting system).  Be clear what your customers can expect and say no to anything that falls outside your process.

No one has ever gotten rich doing everything for everyone:

  • In 2016, we cancelled our #1 most popular category because the customers in that category (half of our total customers) was responsible for only 10% of our revenue.
  • In 2017, we went further to give up another category because we can save 37% of our costs (time/money) by giving up 14.67% of our revenue.  When you are dealing with high-value multi-year accounts of recurring revenue you must account for Dunbar’s #.
  • Today, 95% of our revenue comes from companies that are in the sweet spot of revenue: $300,000 to $6 million per year. Anything less does not scale and can not compete with the “working at Weatherford”, or the like. Anything more, as we have learned the hard way during our oil crash, is less anti-fragile.

Train disciplined people to handle the process. Hire 2, work them like 4 and pay them like 3.  The best employees have families (read: responsibilities including mortgage and SUV payments).  The 8 hour day was a product of the 18 century, so construction trades which remain fundamentally the same can continue with the 8 hour day, but knowledge workers should use the focused 5 hour day.  We had the focused 5 hour work day from 2010-2013 and started it again with one employee in March 2017. We have seen first hand that our focused 5 hour work day reduces absences, stress and increases efficiency.

Shifts under 5 hours, employees are not entitled to any breaks.  Lunch and breaks during the typical workday are not used to re-energize or restore attention.  In our office’s case, they are spent eating lunch late at our desks in front of the computer, while other workplaces time is lost strolling in late after getting caught in line at Tim Hortons. Back in 2010-2013, as owners, we worked 10+ hour days and we were much more efficient running two employees on separate 5-hour shifts (8am-1pm and the second person from 1pm-6pm).

Calculating the wage. If you pay someone $20 per hour, the employee should also “pay you” at least $40 per hour ($20/hour to pay for themselves and $20/hour for your).  You have to account for the payouts you are responsible for when you have staff: statutory holidays, 4% vacation and eventually termination pay.  Profit-per-employee is an important metric to keep your business on the right path.

Retention. A bonus, x should be paid contingent on a job well done. At the end of the year and an amount equal to x is put into a reserve which you invest risk-free.  After y-years of building the reserve, the employee is allowed to withdraw 1/yth of the reserve.  If they leave they could be walking away from y-years worth of bonuses sitting in the reserve.

Industry examples. 

  1. Restaurants (dozen+ of our customers were awarded Golden Fork awards)- should hire employees and contract out hood fan/duct cleaning (every 6-months), Robo-Accounting.
  2. Manufacturing/Engineering/Construction should hire employees for everything except the specialized trade work (plumbers, electricians etc.)
  3. Amazon Sellers can be scaled completely with contractors, but employees can help reduce the time spent by the owner.
  4. Salons– hire employees and if they pay exclusively commission they can contract out the cleaning to ensure the tools, equipment and furniture and cleaned and sanitized properly.
Advertisements

Các Bước để Thanh Toán PD7A Online

Bạn phải thanh toán báo cáo PD7A của mình vào ngày 15 của tháng tiếp theo. Ví dụ: báo cáo PD7A cho tháng 2 phải được thanh toán trước ngày 15 tháng 3.

Chúng tôi khuyên bạn nên thanh toán PD7A ngay sau khi bạn nhận được nó từ văn phòng của chúng tôi, do đó bạn không cần nhớ phải trả tiền sau.

Bạn cũng có thể đăng ký để nhận được một email nhắc nhở để thanh toán PD7A của bạn đúng giờ. Bấm vào đây.


 

Đây là một lời giải thích về lý do tại sao bạn phải trả PD7A mỗi tháng cho nhân viên của bạn.  Ví dụ công ty lớncông ty nhỏ

 


To pay your Payroll Source Deductions (PD7A) Các hướng dẫn để thanh toán PD7A Online

  1. Click the link CRA My Payment System
  2. Click “PAY NOW” button
  3. Click “PAYROLL SOURCE DEDUCTIONS” under the “Businesses” heading
  4. Click “REGULAR REMITTANCE”
  5. Enter account number EXAMPLE: 123456789RP0001 (Không có dấu cách hoặc dấu gạch ngang)
  6. Enter all of the required information from your PD7A report you received from our office (Nhập tất cả thông tin bắt buộc từ báo cáo PD7A bạn nhận được từ văn phòng của chúng tôi)
  7. Click “NEXT”
  8. Confirm the account numbers and amounts are correct
  9. Click “CONFIRM AND PROCEED TO PAY” or select the radio button to modify payment.
  10. Click “PAY NOW”
  11. Choose your bank and enter in your banking login information and proceed to pay/confirm

Cách Ngăn Audit!

Có quá nhiều sự lựa chọn và tất cả chúng ta đều phải chịu sự mệt mỏi của quyết định. Sự khởi đầu của năm là thời điểm tốt để lập kế hoạch cho phần còn lại của năm. Cuộc sống quá ngắn ngủi để dành thời gian mua sắm – mua sắm càng ít càng tốt và có nhu cầu thiết yếu của bạn được giao cho bạn trong một lô hàng hai lần.

Tương tự, lập ra các khoản chi tiêu cá nhân của bạn và đặt nó vào chương trình tự động.

Làm thế nào để bạn trả tiền cho mình từ công ty Alberta của bạn?

Chọn một trong 5 tùy chọn dưới đây để chuyển từ tài khoản doanh nghiệp của bạn sang tài khoản cá nhân của bạn mỗi tháng (thiết lập chuyển khoản tự động thông qua ngân hàng của bạn). Và không sử dụng tài khoản kinh doanh của bạn cho bất kỳ giao dịch cá nhân! Số tiền dưới đây là mỗi người:

 

Thu nhập cá nhân $ 2,500/ tháng = $72.67/ tháng về thuế (= $872/ năm)
Thu nhập cá nhân $ 3,437.50/ tháng = $204/ tháng về thuế (= $2,450/ năm)
Thu nhập cá nhân $ 4,167 / tháng = $356 / tháng về thuế (= $4,266 / năm)
Thu nhập cá nhân $ 5,000 / tháng = $529 / tháng về thuế (= $6,347 / năm)
Thu nhập cá nhân $ 6,667 / tháng = $884 / tháng thuế (= $10,608 / năm)
Thu nhập cá nhân $ 8,333 / tháng = $1338 / tháng thuế (= $16,057 / năm)

Basic Tip: Giữ thu nhập cá nhân hàng tháng dưới tháng tệ nhất vào năm 2017, lặp lại mỗi năm.

Pro Tip: Hãy nhớ mọi thứ bạn phải trả cho bên ngoài công ty của bạn thực sự khiến bạn phải tốn thêm 1,5 lần kể từ khi bạn trả tiền cho nó bằng tiền thuế sau thuế hơn là tiền trước thuế. Ngay cả với lãi suất 0%, bạn sẽ cần phải kiếm được hơn 1,5 triệu đô la để chi trả cho căn nhà trị giá 1 triệu đô la.


Thu nhập của bạn so sánh như thế nào?

Nhiều người trong chúng ta không có ý tưởng chính xác bởi vì chúng tôi không biết bao nhiêu tiền bạn bè của chúng tôi kiếm được.

Trong khi liên tục so sánh mình với người khác có thể dẫn đến bất hạnh, bạn nên biết bạn đứng ở đâu bởi vì nó ra lệnh cho chiến lược của bạn tiến lên phía trước. Nếu bạn không biết bạn đang ở đâu, bạn không thể lên kế hoạch cho tương lai.

Chúng ta thường được hỏi những doanh nghiệp nào là đầu tư tốt. Các doanh nghiệp khác nhau yêu cầu các bộ kỹ năng khác nhau và có một chi phí khác nhau để thiết lập. Một số yêu cầu giáo dục mở rộng và tốn kém.

Theo cuộc điều tra dân số Edmonton mới nhất, thu nhập trung bình của gia đình trong khu vực Edmonton là $ 94,447. Điều này được hạ thấp bởi số lượng lớn các nhân khẩu học có thu nhập thấp nhưng chúng tôi đã bao gồm một mẫu các khu phố của khách hàng trong bảng bên dưới cùng với thu nhập trung bình cho 5 nhóm khách hàng chính.

After-tax
AREA Median Gross After-tax Monthly
Henderson Estates, Edm. 182,912 139,404 11,617
Sherwood Park 180,224 137,536 11,461
Oakmont, St. Albert 153,329 118,844 9,904
Westridge, Edmonton 150,221 116,684 9,724
Sturgeon County 141,509 110,628 9,219
Castlebrook 121,771 96,910 8,076
Edmonton Average 94,447 77,920 6,493
Edmonton Median 91,860 76,122 6,344
Kennedale 78,379 66,014 5,501
CLIENT GROUP After-tax Monthly
Technology   300,000 25,000
Restaurant   240,000 20,000
Construction   180,000 15,000
Beauty technicians 120,000 10,000

Với chi phí chỉ 1%, chúng tôi giảm tổng chi phí thuế từ 3-30%. Nhiệm vụ của chúng tôi là giảm thiểu các khoản thuế hợp pháp – KHÔNG ai có thể sử dụng nhiều hơn những thuế họ trả (thông qua các khoản trợ cấp + thông qua việc sử dụng cơ sở hạ tầng và dịch vụ được tài trợ thuế). Các con đường, hệ thống y tế, trường học, cảnh sát và chính phủ không thể hoạt động mà không có sự đóng góp ròng từ xã hội.

 

Alberta versus BC

Many clients tell us they plan to move BC because of the warmer weather but there are some things that they should keep in mind. Although Alberta and BC have equal small business corporate tax rates of 12%,  Alberta is still the rational choice for your headquarters.

Alberta’s differences over BC:

  1. Higher GDP with an economy size comparable to Finland vs. BC’s economy which is comparable to Romania. In 2017 Alberta grew at twice the rate of BC
  2. More than twice the exports as BC
  3. Alberta is less dependant on oil (a real resource) than BC is dependent on real estate (over-valued)
  4. While there is money to made from the bigger population of BC, it isn’t worth the headache compared to dealing with a demographic with higher disposable incomes. With higher incomes + housing more affordable in Alberta vs. Vancouver, there is more disposable income to capture from Alberta’s affluent consumers.
  5. No provincial sales tax, no provincial health-care premiums (BC’s monthly premium rate), least expensive motor vehicle licenses and permits, which all mean that in addition to higher incomes and lower cost of living, Albertans have more disposable income to spend on your business.
  6. Personal tax advantages to earning non-eligible dividends at $60,000 in a family.
  7. Alberta has no probate fee. However, in BC, where the gross value of all your real and personal property in BC subject to probate doesn’t exceed $25,000, there is no probate fee and where the gross value DOES exceed $25,000, the probate fees are:

    0.6% of the portion of gross value over $25,000 up to $50,000 and 1.4% for the portion of gross value over $50,000 (Example: $8,900 total probate fees if your gross value is $650,000)

  8. There is a property transfer tax (PTT) in BC. You are charged this transfer tax when you make changes to a property’s title. This tax is based on the fair market value of the land and improvements the tax is: 1% on the first $200,000, 2% from $200,000 up to $2,000,000 and 3% on the value greater than $2,000,000.  (Example: Fair market value of $650,000 property = $11,000 PTT payable)

Edmonton’s advantages over Calgary

  1. Edmonton is a global leader in the artificial intelligence (AI), machine learning (ML), and Nanotechnology. The University of Alberta houses the National Institute for Nanotechnology and is ranked #2 in the world for AI and ML and top’s Calgary’s schools in every field.
  2. Edmonton has a well-balanced economy: Petrochemical industries (reserves second only to Saudi Arabia), financial centre (Canadian Western Bank, ATB, Servus, TD, Manulife), retail: The Brick, Katz Group, AutoCanada, Boston Pizza, Pizza 73, Liquor Stores GP, Shaw Communications, Booster Juice, Earl’s, Fountain Tire
  3. Closer proximity to Duvernay and Montney shale formations which rival the entire US reserves, Gold mines which could see a 10x valuation over the next 10 years, and Uranium mines which could see a 3-5x valuation over the next 10 years.

Math Hacks for Your Business

Location

Due to mathematical clustering and conformity, the closer you are to your highest-grossing competitor, the more likely it is you will get half their customers upon opening. If you follow the rest of the advice in this blog and have multiple sources of income, to begin with, you ride out the zero-sum game until you are the only one left.

Your competitor’s revenue can be estimated by multiplying their traffic and their average ticket price.

Is it worth hiding cash/claiming questionable expenditures?

Risk<Reward x Probability of getting caught

In 2018, the answer is a clear NO.  The reward (~20% combined income & sales tax saved on underreported income) is far less than the risk (100% penalty of the taxes evaded + the taxes) multiplied by the high probability of getting caught by the Canada Revenue Agency’s advanced algorithms. Your accountant should be able to tell you which of your financial ratios/metrics would flag your return for a limited review.

Investing

the estimated benefit x the probability of gain = value of the transaction

You must take the chance of a 100x return if you had a 1/10 chance of success.  So if you have a 1/10 chance of something that would make you $100,000 better off, the value of the trade is $10,000.  For this reason, it is worthwhile to understand the underlying technology of crypto assets.   As an exercise, I  even built my own blockchain in Python.

For crypto assets, it is fairly common to have a 10% chance of a 100x return. Even at only $10,000, the value of the trade is $1,000. Even if you value your time at $500/hour, it will take less than 2 hours to set up your accounts on Kraken/Binance and begin buying.

In contrast to crypto investing, due to the normal distribution Brownian function of the stock market, unless you are “playing” with enough money it is often not worth your time.  If you lose 25% you need to gain back 33% just to break evenIf you are young, you are better off dollar cost averaging into CIBC’s balanced index fund (the one without the S&P 500) and anyone would benefit by loading up on small caps after a crash.

 

 

How Much Does Accounting Cost?

My billing over the past 10 years was tiered based on income levels: $380K, $880k, $1.5 million, $6 million.  The new billing is based on expenditures processed: more expenditures means more transactions to process, review and more after-work in terms of CRA compliance.  This move is also in response to CRA’s increased audits of different expense account and industries.

Long-term sustainable business will need to have at least 20% pre-tax margins.  This is only possible by charging market rates, having a good reputation, the best people,  a high ratio of production vs support costs, and efficient quality – with efficiency defined as value created/time spent creating value.

Not charging enough perpetuates the evil notion that others less well-off should likewise not be paid sufficient money for their value simply because a company with bigger economies of scale can afford to work for less.  Fair pricing ensures clients stay high value because only people serious enough about their long-term wellbeing are going to invest the required cost.



Dear valued SwissBooks clients,

We would like to inform you of a billing change effective September 1st, 2017.

Since launching THUT Robo-Accounting in 2006, our constant improvements equip you with the most innovative robo-accounting solution, which is why this billing change will also support the ongoing development of new value for your business.

The all-inclusive flat fees including GST are as follows:

$8,800    Industry: Annual expenses over $1 million
$7,100    Enterprise: Annual expenses between $450k and $1m
$5,600    Venture: Annual expenses between $200k and $450k
$4,700    Boutique: Annual expenses between $100k and $200k
$3,900    Micro: Annual expenses less than $100k

Save 1 free month of bookkeeping for every new client you refer to us.  Your referral will also get 1 free month of bookkeeping and you’ll receive a thank-you for introducing them to a service that at a cost of 1% or less, legitimately reduces costs by 3-30%. 

If you do not have at least 20% pre-tax margins, then SwissBooks is not helpful and it is not fair to recommend a product that is not going to be tailored to your needs. Alternatively, the easiest ways to turn it around are either through focusing on online sales, casual dining, or high-end services (engineering, trades, salons).

We want to thank you for your continued business and we are committed to working with you to help save you money, and help you net $20,000+ a month after-tax in your business.

Sincerely,
Christian Thut
Präsident, THUT of Switzerland

—————————————-

Kính gửi khách hàng SwissBooks,

Chúng tôi muốn thông báo cho bạn về thay đổi thanh toán có hiệu lực từ ngày 1 tháng 9 năm 2017.

Kể từ khi mở công ty THUT vào năm 2006, những cải tiến liên tục của chúng tôi mang lại cho bạn giải pháp kế toán sáng tạo nhất, đó là lý do tại sao thay đổi thanh toán này cũng sẽ hỗ trợ sự phát triển liên tục của value mới cho doanh nghiệp của bạn.

Các khoản phí cố định bao gồm GST:

$ 8,800 Industry-Thu nhập lên đến 6 triệu đồng dollar
$ 7,100  Enterprise -Thu nhập lên đến 6 triệu đồng dollar
$ 5,600 Venture -Thu nhập lên đến 1.5 triệu đồng dollar
$ 4,700  Boutique -Thu nhập lên đến $ 880 nghìn
$ 3,900 Micro -Thu nhập lên đến   $ 380 nghìn

Free 1 tháng lệ phí kế toán cho mỗi khách hàng mới mà bạn giới thiệu cho chúng tôi. Người giới thiệu của bạn cũng sẽ nhận được free 1 tháng lệ phí kế toán và bạn sẽ nhận được lời cảm ơn vì đã giới thiệu họ với dịch vụ với chi phí 1% hoặc ít hơn, mà giảm chi phí hợp lý xuống 3-30%.

Nếu bạn không báo cáo ít nhất 370.000 đô la doanh thu hàng năm và có ít nhất 20% lợi nhuận trước thuế, vậy thì SwissBooks không hữu ích và không công bằng khi đề nghị một dịch vụ
không được phù hợp với nhu cầu của bạn. Có thể là vì lợi ích tốt nhất của bạn để giải thể công ty của bạn và tiết kiệm cho bạn các khoản phí kế toán không cần thiết bằng cách nộp đơn proprietor. Ngoài ra, cách đơn giản nhất để xoay quanh nó là thông qua tập trung vào doanh thu định kỳ hoặc doanh thu bán hàng lớn.

Chúng tôi muốn cảm ơn bạn về công việc kinh doanh tiếp theo của bạn và chúng tôi cam kết làm việc với bạn để giúp bạn tiết kiệm tiền và giúp bạn 20.000+ đô la một tháng sau khi đóng thuế trong doanh nghiệp của bạn.

Trân trọng,
Christian Thut
Präsident, THUT of Switzerland

 

Ideal Work Hours

NEW OFFICE HOURS & PICK-UP OPTION

Our new office hours are Monday to Friday 8am to 1pm. If it is inconvenient for you to drop by during our office hours you can also arrange a time for someone to pick-up your documents after 1pm. (Edmonton area only)

Background

Its an inefficient use of time to advance your wealth beyond a certain point since money eventually becomes perpetual.  Earning pre-tax $70/hour does not make sense when one earns a guaranteed 3% post-tax on $3 million.  As we get older, health, attention, and time are the priorities.

  1. Health: prioritize good sleep, quality food, physical fitness, outdoor activities, research a quality doctor and get regular blood work done.
  2. Attention:  spending 1 hour QUALITY time in the gym and later with your kids, interacting with them and reading to them is much better than spending 2 hours with them fatigued in front of the television.
  3. Time: outsource everything where you don’t have the greatest competitive advantage, use robots whenever possible and get your groceries delivered on weekly and biweekly schedules.

Solution: Reduced Hour Workday

The derivative shows with each additional minute over 5-7 hours (depending on the work being done), your productivity will not increase pro rata with the time.  How many hours a day should you work?

  1. 7 hours/day: If you need to increase your net-worth by 11% each year worked.
  2. 5 hours/day: If you only need to increase your net-worth by 7% each year worked.
  3. However, if they learn how to scale, a good engineer could possibly double the aforementioned percentages since an engineer can do the work of 10-100 accountants.